Veelgemaakte fouten bij de WKR en hoe deze te voorkomen
duda-wsm • 2 april 2024
De Werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Hoewel de WKR kansen biedt om personeel fiscaal vriendelijk te belonen, zijn er valkuilen die tot onverwachte belastingheffingen kunnen leiden. In deze blog bespreken we de meest voorkomende fouten en delen we tips om deze te voorkomen.
1. Niet volledig benutten van de vrije ruimte
Een veelvoorkomende fout is dat werkgevers niet optimaal gebruikmaken van de vrije ruimte binnen de WKR. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers samen en mag worden gebruikt voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
Hoe te vermijden:
Plan jaarlijks vooruit en inventariseer welke vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte kunnen vallen. Zet een strategisch plan op om deze ruimte slim te gebruiken. Dit vraagt om vooruit plannen en regelmatig checken hoe je ervoor staat.
2. Vergoedingen verkeerd indelen
Het verkeerd indelen van vergoedingen en verstrekkingen als gerichte vrijstellingen of als onderdeel van de vrije ruimte kan leiden tot een onjuiste berekening van de vrije ruimte.
Hoe te vermijden:
Zorg voor een duidelijk overzicht van wat onder gerichte vrijstellingen valt, zoals reiskostenvergoedingen, en wat binnen de vrije ruimte moet worden geplaatst.
3. Vergeten eindheffing te betalen
Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet over het meerdere een eindheffing van 80% worden betaald. Het niet of te laat voldoen van deze eindheffing kan tot boetes leiden.
Hoe te vermijden:
Monitor gedurende het jaar de benutting van de vrije ruimte en stel indien nodig bij. Reserveer budget voor een mogelijke eindheffing om verrassingen te voorkomen.
4. Niet actueel houden van administratie
De Belastingdienst kan tot vijf jaar na dato controle uitoefenen op de toepassing van de WKR. Een niet actuele of incomplete administratie kan bij een controle tot problemen leiden.
Hoe te vermijden:
Zorg voor een nauwkeurige en tijdige administratie van alle vergoedingen en verstrekkingen, inclusief de onderbouwing van de keuzes binnen de WKR.
5. Specifieke uitzonderingen en vrijstellingen over het hoofd zien
Sommige vergoedingen en verstrekkingen kennen specifieke uitzonderingen of zijn volledig vrijgesteld van de WKR, zoals mobiele telefoons die noodzakelijk zijn voor het werk.
Hoe te vermijden:
Blijf goed op de hoogte van de regels en pas deze toe. Soms is het slim om advies in te winnen om geen kansen te missen.
De WKR biedt werkgevers veel mogelijkheden, maar het is cruciaal om zorgvuldig te plannen en uit te voeren. Door valkuilen te vermijden, kunnen werkgevers volledig profiteren van de regeling zonder verrast te worden door onverwachte fiscale consequenties.
1. Maximale inhouding huisvesting op minimumloon blijft 25% Werkgevers mogen in 2025 voor de kosten van huisvesting van een werknemer maximaal 25% van het wettelijk minimumloon inhouden op dit minimumloon. Het plan was om dit percentage vanaf 2026 met 5% per jaar af te bouwen. Vanaf 2030 zou het dan verboden zijn om de kosten van huisvesting in te houden op het wettelijk minimumloon. Dit plan gaat vooralsnog niet door. Het is uiteraard niet uitgesloten dat een nieuw kabinet er alsnog voor kiest om de regeling af te bouwen. Dat zal dan in ieder geval niet per 1 januari 2026 zijn. 2. Moet u op pensioenadvies aan personeel loonheffing inhouden? Als een werknemer een door u als werkgever betaald pensioenadvies krijgt, is hierover dan wel of geen loonheffing verschuldigd? Vanaf de inwerkingtreding van de Wet toekomst pensioen (Wtp) zijn pensioenuitvoerders verplicht om werknemers te begeleiden bij het maken van een keuze binnen de pensioenregeling. Als het pensioenadvies zich beperkt tot keuzebegeleiding, is dit verplichte advies onbelast voor de loonheffingen. Als meer persoonlijke achtergrondinformatie bij het pensioenadvies wordt betrokken, is het pensioenadvies niet meer beperkt tot keuzebegeleiding. Er is dan sprake van persoonlijk pensioenadvies. De Belastingdienst heeft aangegeven dat de kosten van een persoonlijk pensioenadvies belast loon vormen voor de werknemer. De Wtp verplicht overigens niet tot een dergelijk uitgebreid advies. Tip: u kunt er als werkgever voor kiezen om het persoonlijk pensioenadvies aan te wijzen voor de werkkostenregeling. In dat geval wordt bij de werknemer geen loonheffing geheven als u nog vrije ruimte heeft. 3. Onbelaste vergoeding internetabonnement mogelijk Van een werknemer die ook thuiswerkt, kunt u de kosten van zijn volledige internetabonnement onbelast vergoeden. Voorwaarde is dat de werknemer het internet nodig heeft en ook gebruikt voor zijn werk. U hoeft geen rekening te houden met een eventueel privégebruik van uw werknemer. Overigens bent u niet verplicht om het volledige abonnement te vergoeden. U kunt ook een deel vergoeden. Let wel op bij abonnementen die ook tv en vaste telefoon bevatten. Alleen het internetdeel kunt u namelijk onder de gerichte vrijstelling onbelast vergoeden. 4. Aanvragen subsidie praktijkleren derde leerweg tot 28 november 2025 Erkende leerbedrijven kunnen vanaf 3 november 2025 9.00 tot vrijdag 28 november 2025 17.00 uur weer de subsidie praktijkleren aanvragen voor een praktijkplaats van een mbo-student in de derde leerweg (overig onderwijs (ovo) of overige opleidingen in deeltijd (odt)). De student moet ingeschreven staan in het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) van DUO. Daarnaast gelden nog meer voorwaarden . Per praktijkplaats kan maximaal € 2.700 subsidie gekregen worden. Het beschikbare budget bedraagt in 2025 € 2.800.000. Bij overschrijding van het budget wordt de hoogte van de subsidie naar rato verlaagd. Aanvragen van de subsidie kan via RVO.nl . Het erkende leerbedrijf moet de subsidie wel aanvragen binnen een jaar na afloop van de praktijkleerplaats. 5. Aanvraag subsidie groepshulp kinderopvang tot 28 november 2025 Van 3 november 2025 9.00 uur tot en met 28 november 2025 17.00 kunt u via RVO.nl weer subsidie aanvragen voor groepshulpen (groepsondersteuners) in uw kinderopvang. De subsidie bedraagt maximaal € 10.056 per jaar per groepshulp. U kunt de subsidie voor maximaal tien groepshulpen aanvragen. Er gelden wel voorwaarden . Het beschikbare budget bedraagt in 2025 € 1.735.000. Bij overschrijding van het budget wordt de hoogte van de subsidie per groepshulp naar rato verlaagd. 6. Verbetering koopkracht deeltijd-minimumloners Deeltijdwerkers die op jaarbasis minder verdienen dan het minimumloon en een loonsverhoging hebben die lager is dan de algemene loonontwikkeling, hebben in 2025 te maken met negatieve inkomensgevolgen. Deze gevolgen worden, op verzoek van de Tweede Kamer, vanaf 2026 gecompenseerd. Zo krijgen de lage inkomens in 2026 meer recht op arbeidskorting, waardoor vooral deeltijdwerkers met een uurloon op of rond het minimumloon er iets op vooruitgaan. Ter budgettaire dekking gaan de verhogingen van de arbeidskorting van € 25 en € 27 niet door, wordt het tarief in de eerste schijf van de IB in 2026 0,05% minder verlaagd (en in de komende jaren in geleidelijke stapjes nog minder verlaagd (tot 0,09% minder in 2035)) en wordt het tarief van 49,5% in de IB verschuldigd vanaf een lager inkomen dan eerder in het Belastingplan 2026 was opgenomen.
Het wettelijk minimumuurloon wordt per 1 januari 2026 verhoogd. Wat zijn de nieuwe geïndexeerde uurtarieven? Vanaf 21 jaar Door een indexatie van 2,15% zal het wettelijk minimumuurloon voor een werknemer vanaf 21 jaar vanaf 1 januari 2026 € 14,71 per uur bedragen. Nu bedraagt het wettelijk minimumuurloon voor een werknemer van 21 jaar en ouder nog € 14,40 per uur. Let op! De berekening van het indexatiepercentage is gebaseerd op het gemiddelde van de procentuele ontwikkeling van de contractlonen in de marktsector, in de gepremieerde en gesubsidieerde sector en bij de overheid. Wettelijk minimumuurloon 15 tot en met 20 jaar Door de stijging van het wettelijk minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder, stijgt het wettelijk minimumuurloon voor jongere werknemers per 1 januari 2026 als volgt: Leeftijd Percentage Minimumuurloon 21 jaar en ouder 100,0% € 14,71 20 jaar 80,0% € 11,77 19 jaar 60,0% € 8,83 18 jaar 50,0% € 7,36 17 jaar 39,5% € 5,81 16 jaar 34,5% € 5,07 15 jaar 30,0% € 4,41 Let op: In de Voorjaarsnota 2025 was door het huidige kabinet afgesproken om het minimumjeugdloon voor jongeren van 16 tot en met 20 jaar vanaf 2027 geleidelijk te verhogen. Het is nog niet bekend of het nieuwe kabinet deze plannen overneemt. Wettelijk minimumuurloon bbl Voor werknemers met een arbeidsovereenkomst in verband met een beroepsbegeleidende leerweg (bbl) geldt voor werknemers in de leeftijd van 18 tot en met 20 jaar een ander percentage. Het wettelijk minimumuurloon voor deze werknemers is per 1 januari 2026 als volgt: Leeftijd Percentage Minimumuurloon 21 jaar en ouder 100,0% € 14,71 20 jaar 61,5% € 9,05 19 jaar 52,5% € 7,72 18 jaar 45,5% € 6,69 17 jaar 39,5% € 5,81 16 jaar 34,5% € 5,07 15 jaar 30,0% € 4,41 Let op: In juli 2025 maakte de minister van OC&W bekend dat hij de lagere percentages voor werknemers in de bbl met ingang van 1 januari 2027 wil afschaffen. Dit is nu een plan, dat verder nog niet concreet is.
De belastingrente voor de inkomstenbelasting (IB) bedraagt in 2026 hoogstwaarschijnlijk 5%. Voor de vennootschapsbelasting (Vpb) zal dit waarschijnlijk 7,5% zijn. Beide percentages zijn 1,5% lager dan in 2025. Hoe wordt de nieuwe belastingrente vastgesteld? De belastingrente wordt één keer per jaar opnieuw vastgesteld. De nieuwe rente gaat dan per 1 januari gelden. In een besluit is vastgelegd hoe dit moet gebeuren. Daarbij geldt als basis de vóór 1 november van het voorafgaande jaar laatste gepubliceerde ECB-rente voor basisfinancieringstransacties. Voor de belastingrente voor het jaar 2026 gaat het hierbij om de op 11 juni 2025 gepubliceerde ECB-rente voor basisfinancieringstransacties. Die bedraagt 2,15%. Voor 1 november 2025 vond geen andere publicatie meer plaats. Let op: In het besluit is ook opgenomen dat de belastingrente altijd wordt vastgesteld op een afronding van halve procenten. Leidt de berekening tot een andere belastingrente, dan vindt dus afronding plaats. Verder wordt het belastingrentepercentage ten opzichte van het bestaande belastingrentepercentage maximaal 2% hoger of lager. Belastingrente IB 2026 Voor de IB wordt de hiervoor genoemde ECB-rente volgens het besluit verhoogd met 3%. Daarbij is ook opgenomen dat de minimale belastingrente altijd 4,5% is. Met deze rekenregels bedraagt de belastingrente voor de IB in 2026 5% (2,15% + 3% = 5,15%, afgerond op halve procenten is dat dus 5%). In 2025 bedraagt de belastingrente voor de IB nog 6,5%. Let op: Dit percentage geldt ook voor de meeste andere belastingen, onder meer de loonbelasting, omzetbelasting, dividendbelasting, erfbelasting et cetera. Belastingrente Vpb 2026 Voor de Vpb wordt de hiervoor genoemde ECB-rente volgens het besluit verhoogd met 5,5%. Daarbij is ook opgenomen dat de minimale belastingrente altijd 5,5% is. Met deze rekenregels bedraagt de belastingrente voor de Vpb in 2026 7,5% (2,15% + 5,5% = 7,65%, afgerond op halve procenten is dat dus 7,5%). In 2025 bedraagt de belastingrente voor de Vpb nog 9%. Let op: Dit percentage geldt ook voor de bronbelasting en de minimumbelasting. Nog geen officiële bekendmaking Het belastingrentepercentage voor 2026 is nog niet door de Belastingdienst bekendgemaakt. Gebaseerd op het besluit komen de percentages uit op 5 en 7,5%, maar daarvan is dus nog geen officiële bevestiging. Bezwaar belastingrente Over de hoogte van de belastingrente loopt een procedure bij de Hoge Raad. Bezwaren tegen de belastingrente zijn aangewezen als zogenaamde massaalbezwaarprocedure. Dit betekent dat degenen die bezwaar maken tegen de belastingrente pas een uitspraak van de Belastingdienst krijgen als de Hoge Raad uitspraak heeft gedaan. Let op: Wilt u aansluiten bij deze massaalbezwaarprocedure, dan moet u op tijd een bezwaar indienen tegen de belastingrente. Neem voor meer informatie hierover contact op met onze adviseurs.
