7. Btw-tips

70.      Verwerk personeelsuitgaven en relatiegeschenken in laatste btw-aangifte

Uiterlijk eind januari moeten de meeste ondernemers de laatste btw-aangifte van het jaar 2025 indienen. Vergeet dan niet te kijken naar de uitgaven voor uw personeel en relatiegeschenken. De btw op deze uitgaven is niet altijd aftrekbaar, ook niet als de onderneming prestaties verricht die belast zijn met btw. Personeelsuitgaven zijn bijvoorbeeld personeelsuitjes en het bekende kerstpakket. Relatiegeschenken kunnen verschillend van aard zijn. Een bekend voorbeeld is het kistje wijn met kerst. Voor een aantal voorzieningen geldt een uitzondering of een speciale regeling. Dit geldt in elk geval voor verhuiskosten, de auto van de zaak en voor fietsen. De btw ten aanzien van personeelsuitgaven is niet aftrekbaar als de uitgaven voor het personeelslid in een jaar meer bedragen dan € 227 (excl. btw). Blijven de uitgaven onder dit bedrag, dan is de btw wel aftrekbaar. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag u sinds 2024 niet meer in mindering brengen bij het berekenen van het drempelbedrag van € 227.

Let op:

Bovengenoemde regeling betekent dat u moet berekenen wat de uitgaven aan personeelsvoorzieningen per werknemer in een jaar zijn geweest. Maak hierover afspraken met uw inspecteur als u de administratieve overlast hiervan wil beperken.

Wanneer is de aftrek van btw op relatiegeschenken soms beperkt? De btw is niet aftrekbaar als de ontvanger van uw geschenk – als hij het zelf zou kopen – minder dan 30% van de btw in aftrek zou kunnen brengen én u in dat jaar aan deze relatie meer dan € 227 (excl. btw) aan relatiegeschenken heeft gegeven.

Heeft u op genoemde uitgaven in de loop van het jaar te veel of juist te weinig btw in aftrek gebracht, dan dient u dit in de laatste btw-aangifte te corrigeren.

71.      Vanaf 2025 sneller suppletie btw indienen

Ondernemers die per abuis een foutieve btw-aangifte hebben gedaan, dienen dit bij ontdekking van de fout te corrigeren. Dit dient te gebeuren via een suppletieaangifte. Vanaf 1 januari 2025 dient deze binnen acht weken na ontdekking van de fout ingediend te worden. Tot die tijd was bepaald dat dit zo spoedig mogelijk na ontdekking van de fout moest gebeuren. Een suppletieaangifte moet worden ingediend als in een tijdvak over de afgelopen vijf jaar te veel of te weinig btw is aangegeven. De suppletie moet in ieder geval worden ingediend voordat u wist of redelijkerwijs kon weten dat de inspecteur de foute aangifte al op het spoor was. Alleen als tijdig een suppletie wordt ingediend, kunt u een boete voorkomen. Door de nieuwe termijn van acht weken is het voor de Belastingdienst dus eenvoudiger een boete op te leggen. De boete kan oplopen tot maximaal 100% van de alsnog te betalen btw.

Tip!

Zorg ervoor dat u tijdig uw suppletieaangifte indient.

Tip!

Afwijkingen van maximaal € 1.000 hoeft u niet te suppleren, maar kunt u verwerken in de eerstvolgende aangifte.

72.      Maak gebruik van de KOR

De kleine ondernemersregeling (KOR) is sinds 2020 een vrijstellingsregeling. Ondernemers met een lagere jaaromzet dan € 20.000 kunnen hiervoor kiezen. De regeling is niet verplicht. De keuze voor de KOR houdt in dat u geen btw in rekening hoeft te brengen en automatisch bent ontheven van allerlei btw-verplichtingen.

Let op:

U verliest ook uw recht op btw-aftrek. De KOR geldt ook voor rechtspersonen, zoals bv’s, stichtingen en verenigingen. Ondernemers die hebben gekozen voor de KOR en die vervolgens in de loop van enig jaar de omzetgrens van € 20.000 overschrijden, worden vanaf dat moment weer btw-plichtig.

Met name voor ondernemers die te maken hebben met afnemers/klanten die de btw niet kunnen terugvragen, kan de KOR uitkomst bieden.

Ondernemers die de KOR willen toepassen, dienen dit tijdig te melden bij de inspecteur. Het aanmeldformulier hiervoor moet uiterlijk vier weken voor de ingangsdatum van het aangiftetijdvak waarin u de KOR wil laten ingaan door de Belastingdienst zijn ontvangen. 

Let op:

Wilt u vanaf 2026 van de KOR gebruikmaken, meldt u zich hiervoor dan uiterlijk eind november 2025 aan.

De KOR is per 1 januari 2025 flexibeler geworden, omdat u de KOR na aanmelding niet meer verplicht minstens drie jaar hoeft toe te passen. Ook hoeft u niet meer drie jaar te wachten als u zich opnieuw voor de KOR wil aanmelden. Vanaf 1 januari 2025 is deze wachttijd beperkt tot de rest van het jaar waarin u zich heeft afgemeld en het eropvolgende jaar. Wilt u per 1 januari 2026 stoppen met de KOR? Geef dat dan uiterlijk 3 december 2025 door via het onlineformulier op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Een andere wijziging is dat buitenlandse ondernemers met een vaste inrichting in Nederland de KOR niet meer kunnen toepassen.

Vanaf 1 januari 2025 is het ook mogelijk de KOR aan te vragen voor EU-landen waar u zaken mee doet. U bepaalt zelf voor welke landen u de KOR aanvraagt. U hoeft daar dan ook geen btw-aangiftes te doen. Wel moet u ieder kwartaal aan de Nederlandse belastingdienst een overzicht verschaffen van de omzet die u in het kwartaal in de EU heeft behaald. Voor de EU-KOR is vereist dat uw hoofdvestiging in Nederland ligt. Uw omzet mag in alle EU-landen inclusief Nederland maximaal € 100.000 bedragen. Ook geldt voor de deelnemers de nationale omzetgrens van het EU-land waar ze de vrijstelling willen toepassen. In Nederland bedraagt deze € 20.000.

73.      Meldt u zich op tijd aan voor de One-Stop-Shop (OSS)

Als u een webshop heeft of anderszins goederen of digitale diensten verkoopt aan particulieren in de EU, dan moet u bij het overschrijden van een totale EU-omzetdrempel van € 10.000 de btw voldoen in de lidstaten van uw klanten. Deze regeling is op 1 juli 2021 ingegaan. Om te voorkomen dat u zich in de verschillende lidstaten moet registeren, bestaat de mogelijkheid de buitenlandse btw-aangifte(n) via het zogenaamde One-Stop-Shop-systeem in te dienen. U moet zich aanmelden bij de Belastingdienst. Met behulp van eHerkenning logt u daartoe in bij de ondernemingsportal ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’. Doe dat tijdig. Raadzaam is om dat te doen voorafgaand aan het btw-tijdvak waarin u bijvoorbeeld de EU-omzetdrempel overschrijdt. Voorbeeld: als u vanaf 1 januari 2026 gebruik wenst te maken van het nieuwe OSS-aangiftesysteem, raden wij u aan zich vóór 1 januari 2026 aan te melden bij de Belastingdienst.

74.      Houd de herzieningstermijn in de gaten

Als u in de afgelopen tien jaar een onroerende zaak met btw heeft aangeschaft, let er dan op dat de in aftrek gebrachte btw in het jaar van ingebruikname en de negen opvolgende jaren in bepaalde gevallen moet worden gecorrigeerd. Dit is het geval als de verhouding van het gebruik van de onroerende zaak voor btw-belaste versus btw-vrijgestelde prestaties voor meer dan 10% is gewijzigd ten opzichte van het gebruik waarvan u uitging op het moment van aanschaf. Dit heeft tot gevolg dat u mogelijk btw moet terugbetalen of juist terugkrijgt van de Belastingdienst. Deze herzienings-btw geeft u op in de laatste btw-aangifte van het jaar.

Let op!

Ook voor roerende zaken waarop dient te worden afgeschreven, geldt een herzieningstermijn. De termijn hiervoor bedraagt echter het jaar van ingebruikname en de vier jaren erna.

75.      Nieuwe regeling herziening verbouwingsuitgaven vastgoed

Btw op goederen en diensten die u gebruikt voor uw btw-belaste activiteiten, mag u aftrekken. Dit aftrekrecht bepaalt u in het jaar van ingebruikname aan de hand van het feitelijk (on)belaste gebruik. Bij bedrijfsmiddelen wordt het gebruik gedurende tien jaar (vastgoed) of vijf jaar (overige bedrijfsmiddelen) gevolgd. Gaat u in deze periode het bedrijfsmiddel anders belast gebruiken, dan moet u mogelijk een deel van de voorbelasting terugbetalen of krijgt u alsnog een aanvullend deel van de voorbelasting terug.

Voor diensten geldt tot op heden zo’n volgperiode niet. Bij diensten zoals verbouwingen waarmee geen nieuw goed ontstaat, volgt het aftrekrecht alleen uit het jaar van ingebruikname. Vanaf 2026 komt hierin verandering voor investeringsdiensten in vastgoed, zoals een verbouwing. Bij een investeringsdienst van minimaal € 30.000 moet u die voortaan ook vijf jaar volgen. Gewijzigd gebruik leidt dan mogelijk ook tot gedeeltelijke terugbetaling of een aanvullend aftrekrecht.

Let op:

De btw-herzieningsregeling gaat gelden voor investeringsdiensten die vanaf 1 januari 2026 in gebruik worden genomen. Neemt u deze investeringsdiensten dus nog vóór 1 januari 2026 in gebruik, dan worden ze niet geraakt door de regeling.

Tip!

Als ingebruikname mogelijk is vóór 1 januari 2026 lijkt dat verstandig, als de nieuwe regeling ertoe leidt dat u afgetrokken btw deels moet terugbetalen. Als het gebruik van uw vastgoed wijzigt van btw-vrijgesteld naar (deels) btw-belast, kan de regeling echter ook positief uitwerken. In dat geval heeft u namelijk recht op meer btw-aftrek. Als het uitstellen van de ingebruikname tot 2026 mogelijk is, lijkt dat in die situatie verstandig.

76.      Vraag de btw op oninbare vorderingen terug

Als uw afnemers/debiteuren u niet betalen, kunt u de al in rekening gebrachte en afgedragen btw onder voorwaarden terugkrijgen. Het moet dan duidelijk zijn dat uw afnemer niet zal betalen, zoals bij een faillissement. Bij fictie is een niet-betaalde vordering sowieso één jaar na de opeisbaarheid daarvan oninbaar. U doet er dan verstandig aan de btw in dat tijdvak via de btw-aangifte terug te vragen. Een later ingediend verzoek om teruggaaf biedt minder zekerheid. Soms is ook al eerder duidelijk dat u niet meer op betaling hoeft te rekenen.

Tip!

Als een vordering één jaar na opeisbaarheid nog niet is betaald, kunt u de btw in ieder geval terugvragen. De andere kant van de medaille is dat u de btw op een inkomende factuur weer moet terugbetalen aan de Belastingdienst als u de factuur nog niet heeft betaald en sinds het verlopen van de betaaltermijn ervan al een jaar is verstreken.

Let op:

De btw op de vordering kan in de reguliere aangifte worden teruggevraagd in het tijdvak waarin de vordering oninbaar is gebleken.

77.      Vergeet btw privégebruik auto niet in uw laatste btw-aangifte

Voor auto’s van de zaak die ook privé gebruikt worden, moet in de laatste btw-aangifte van het jaar btw over het privégebruik betaald worden. Daar staat tegenover dat u door het jaar heen de btw op alle autokosten in aftrek kunt brengen, althans, als u de auto gebruikt voor btw-belaste omzet. Voor de btw geldt woon-werkverkeer ook als privé.

Voor het btw-privégebruik moet u in beginsel uitgaan van de verhouding tussen de zakelijke en privékilometers, afgezet tegen de vooraftrek. Als u deze gegevens niet kunt ontlenen aan uw administratie, kunt u gebruikmaken van een forfaitaire regeling. Ga daarbij uit van een btw-heffing van 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.

Tip!

Voor de auto van de zaak die meer dan vier kalenderjaren (ná het jaar van ingebruikneming) in de onderneming is gebruikt, geldt een lager forfait van 1,5%. Datzelfde percentage geldt ook als u bij de aankoop van de auto geen btw in aftrek kon brengen. 

Let op:

U mag de forfaitaire regeling alleen toepassen als het privégebruik niet kan worden vastgesteld. U moet dan de btw betalen over het werkelijke privégebruik. Dit kan soms voordeliger zijn. U moet dan wel een (globale) kilometerregistratie bijhouden. Houd er rekening mee dat in dit geval woon-werkverkeer als privé wordt gezien.

Tip!

De niet-aftrekbare btw in verband met het privégebruik is een kostenpost voor uw bedrijf en dus aftrekbaar van de winst.